Privacy statement 'Mijn Volkswagen App'

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens?

In dit privacy statement beschrijft MIND B.V. (hierna: “MIND” of “wij”) hoe zij als verwerkingsverantwoordelijke met jouw persoonsgegevens omgaat die via de Mijn Volkswagen App (“App”) worden verwerkt. MIND maakt onderdeel uit van de Pon Groep. Tot de Pon Groep behoort eveneens Pon's Automobielhandel B.V. (“PAH”); de importeur van Volkswagen in Nederland.

Via de App kunnen – in combinatie met de daarbij behorende in het voertuig geplaatste module van MIND (hierna: de “Module”) – (persoons)gegevens met betrekking tot het door jou gebruikte voertuig worden verwerkt.

2. Wat is een persoonsgegeven?

Informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon is een persoonsgegeven. Of bepaalde informatie als een persoonsgegeven moet worden gekwalificeerd hangt er mede vanaf of MIND beschikt over wettige middelen waarvan redelijkerwijs mag worden aangenomen dat zij deze inzet om een betrokkene te identificeren.

3. Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens over jou omdat je gegevens zelf aan ons verstrekt of beschikbaar stelt bij het aangaan van een overeenkomst voor de App, maar ook wanneer je gebruik maakt van de App en ons daarmee gegevens verstrekt, dan wel ons in staat stelt gegevens vast te leggen over jouw interesses en voorkeuren.

Aan ons verstrekte of beschikbaar gestelde gegevens Als je met MIND een overeenkomst aangaat voor gebruik van de App, hebben wij de volgende persoonsgegevens van jou nodig, die jij aan ons verstrekt of beschikbaar stelt:

• Naam en contactgegevens (telefoonnummers, e-mailadressen);
• chassisnummer en model van jouw voertuig;
• het kenteken van jouw voertuig;
• andere gegevens relevant voor de specifieke overeenkomst;

private lease contractgegevens indien van toepassing: jouw contractnummer, start- en einddatum contract, kilometrage per jaar en meer-/minderprijs per kilometer.

Gegevens over jouw gebruik van het voertuig, de App en andere diensten

Als je gebruik maakt van de App of anderszins contact hebt met MIND, verwerken wij in het kader van onze dienstverlening – afhankelijk van het precieze gebruik dat jij ervan maakt – de volgende gegevens die als persoonsgegevens (kunnen) worden gezien:

• klantnummer(s);
• jouw voorkeur voor een dealer of servicepartner;
• jouw communicatievoorkeuren en instellingen;
• technische gegevens over jouw voertuig;
• technische gegevens over jouw apparaat, zoals IP-adres, MAC-adres;
• onderhoudsgegevens van jouw voertuig;
• locatiegegevens: actuele locatie van het voertuig;
• rijstijlgegevens: jouw rijstijlscore en positie in de rijstijlranglijst.
• ritgegevens: start- en stoplocatie, de afgelegde route, start- en stoptijdstip, duur, lengte, gemiddelde snelheid en rijstijlscore.

4. Verwerking: grondslagen en gerechtvaardigde belangen

De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op basis van de volgende grondslagen uit artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming:

1. toestemming;
2. uitvoering van een overeenkomst met jou;
3. wettelijke verplichting;
4. vervulling van een taak van algemeen belang;
5. gerechtvaardigd belang van MIND of een derde.

Gerechtvaardigde belangen zijn onder andere: marketing, reclame, beveiliging, (misdaad)preventie, IT-beheer, (markt)onderzoek naar en analyse van eigen producten of diensten, bedrijfshuishouding, juridische zaken en intern beheer.

5. Doeleinden voor het verwerken van persoonsgegevens

MIND verwerkt jouw persoonsgegevens voor de hieronder genoemde doeleinden. Het cijfer achter ieder doel correspondeert met de grondslag genoemd in artikel 4 van dit privacy statement:

• om de App aan te kunnen aanbieden en de diensten uit de App te kunnen leveren [grondslag: 1, 2]; 
• om de communicatie met de door jou geselecteerde voorkeursdealer te faciliteren zodat deze (proactief) met jou contact kan opnemen als er een storing in het voertuig optreedt of om een onderhoudsbeurt in te plannen [grondslag: 1, 2]; 
• om, als je gebruikmaakt van de diensten van de Volkswagen Mobiliteitsservice, de Volkswagen Mobiliteitsservice te voorzien van de actuele/real-time locatiegegevens van jouw voertuig en technische gegevens van het voertuig, in geval van pech [grondslag: 1, 2]; 
• om, indien jij gebruik wenst te maken van de parkeerservice, de parkeerservice te faciliteren met kenteken, ritgegevens (alleen start- en stoptijdstip) en actuele locatie van het voertuig [grondslag: 1, 2]; 
• om, indien van toepassing en met jouw toestemming, gegevens uit jouw private lease contract in de App weer te geven, zoals bijvoorbeeld de meer- of minder-prijs per kilometer [grondslag: 1]; 
• om, indien van toepassing en met jouw toestemming, het Landelijk Informatiecentrum Voertuigcriminaliteit (LIV) te voorzien van locatiegegevens en technische gegevens van het voertuig voor opsporingsdoeleinden (zie ook artikel 7 van dit privacy statement) [grondslag: 1]; 
• om jou promotionele berichten te versturen, zoals aanbiedingen/aankondigingen, en jou op de hoogte te houden van acties, nieuwsbrieven, evenementen, onderzoeken en overige producten of diensten, die kunnen worden verstuurd door MIND, PAH (als importeur van Volkswagen) en andere ondernemingen binnen de Pon Groep [grondslag: 1, 5]; 
• om het gebruik van de App (soorten gebruikers, klikgedrag, etc.) en de functionaliteiten te analyseren [grondslag: 5]; 
• om trends te ontdekken en (al dan niet op basis daarvan) nieuwe producten te ontwikkelen (product development) [grondslag: 5];
• om jou notificaties te sturen bij service en onderhoud aan het voertuig [grondslag: 1, 2].

6. Zakelijke gebruikers

Het is mogelijk dat jouw voertuig zakelijk door jouw werkgever wordt ingezet en dat jouw werkgever en/of leasemaatschappij en/of mobiliteitsbudgetpartij persoonsgegevens verwerkt over jou en het voertuig dat je gebruikt. Of jouw werkgever, leasemaatschappij of mobiliteitsbudgetpartij via de App persoonsgegevens over jou verwerkt, is inzichtelijk bij instellingenschermen van de App. Conform de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving zijn deze partijen zelfstandig verantwoordelijk voor wat zij met jouw gegevens doen. Eventuele vragen en verzoeken met betrekking tot de verwerking van jouw gegevens door deze partijen dien je daarom rechtstreeks aan hen te richten.

7. Diefstalopvolging door LIV

Als jouw voertuig wordt gestolen, bestaat de mogelijkheid om in de App het voertuig als gestolen op te geven en contact op te nemen met het Landelijk Informatiecentrum Voertuigcriminaliteit (“LIV”). Het LIV gaat dan proberen jouw voertuig te traceren en terug te halen. Wanneer je van deze service gebruik maakt, is er sprake van een aangifte bij politie en zal een proces-verbaal worden opgemaakt. Voordat het LIV de gegevens van jouw voertuig kan raadplegen, wordt telefonisch toestemming gevraagd voor het verwerken van locatiegegevens van de in het voertuig geïnstalleerde Module met als doel het gestolen voertuig op te sporen. Na de verstrekking aan het LIV valt de verwerking van locatie- en voertuiggegevens door het LIV onder de Wet politiegegevens (Wpg). Daarnaast dien jij als gebruiker het voertuig in de App te ontkoppelen.

8. Analytische, statistische en wetenschappelijke verwerkingen

Wij kunnen jouw gegevens verwerken voor marktonderzoek, historische analysedoeleinden om trends en correlaties in gegevens te ontdekken, of om bijdragen te leveren aan onderzoeken voor onder meer maatschappelijke en/of wetenschappelijke doeleinden of de verbetering van de verkeersveiligheid.

Deze gegevens kunnen bijvoorbeeld worden verwerkt voor het real time weergeven van weersomstandigheden ten behoeve van verkeersveiligheid, of worden verstrekt aan partijen die informatie verwerken over de kwaliteit en het gebruik van wegen, bijvoorbeeld ten behoeve van filebestrijding of wegonderhoud. Hiervoor kunnen wij jouw gegevens verstrekken aan partijen binnen de Pon Groep en eventueel ook aan derde partijen. Deze gegevens kunnen bestaan uit voertuig- en onderhoudsgegevens, ritgegevens, rijstijlscores en locatiegegevens, waarbij wij passende maatregelen (zoals hashing, aggregatie en versleuteling) nemen ter bescherming van jouw privacy zodat persoonsgegevens voor ons, de Pon Groep en eventueel betrokken derde partijen niet meer direct herleidbaar zullen zijn naar jou als natuurlijk persoon (pseudo anoniem). Wij verwerken jouw gegevens op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang. Je hebt in de App via het instellingenmenu de mogelijkheid om de verwerking van persoonsgegevens voor de in dit artikel omschreven doeleinden te allen tijde te beëindigen.

9. Delen met derden

In aanvulling op het voorgaand, deelt MIND jouw persoonsgegevens met derden in onder andere de volgende gevallen en met bijbehorende redenen. Het cijfer achter ieder doel correspondeert met de grondslag genoemd in artikel 4 van dit privacy statement:

• voertuig- en onderhoudsgegevens worden gedeeld met PAH en de voorkeursdealer die je selecteert in de App [grondslag: 1, 2];
• jouw rijstijlscore wordt opgenomen in de rijstijlranglijst. De daarbij behorende persoonsgegevens zijn niet zichtbaar voor andere gebruikers van de App. De rijstijlscore wordt ook wel 'rijstijl' genoemd in de App [grondslag: 1];
• PAH en/of de door jou geselecteerde voorkeursdealer kan jouw naam, contactgegevens en voertuig- en onderhoudsgegevens gebruiken om contact met jou op te nemen voor de dienstverlening inzake de Module en App, tenzij jij jouw toestemming daarvoor intrekt. Je kunt jouw toestemming hiervoor intrekken via het instellingenmenu in de App. [grondslag: 1];
• als je van de Volkswagen Mobiliteitsservice gebruikmaakt, worden de locatie , voertuig- en onderhoudsgegevens gedeeld met de aanbieder van Volkswagen Mobiliteitsservice. Volkswagen Mobiliteitsservice zal jou vóór het raadplegen van de genoemde persoonsgegevens telefonisch om toestemming vragen om de actuele gegevens van de in jouw voertuig geïnstalleerde Module, waaronder locatiegegevens, te gebruiken [grondslag: 1];
• indien van de parkeerservice gebruik wordt gemaakt, die wordt aangeboden door een derde, worden locatiegegevens, ritgegevens (alleen start- en stoptijdstip van parkeren) en het kenteken gedeeld met de aanbieder van deze parkeerservice om de dienstverlening tot stand te kunnen laten komen. Je dient hiervoor een eigen account te hebben bij de aanbieder van de parkeerservice. In de App wordt eenmalig om toestemming gevraagd voor het verstrekken van jouw gegevens aan deze aanbieder. Je kunt deze toestemming intrekken door uit te loggen van deze dienst via het instellingenmenu in de App [grondslag: 1];
• indien van toepassing, worden jouw gegevens aan jouw werkgever en/of mobiliteitsbudgetpartij en/of leasemaatschappij verstrekt, zoals omschreven in artikel 6 van dit privacy statement. In voorkomende gevallen zal dit gebeuren omdat de betreffende partij daarbij een gerechtvaardigd belang heeft, maar meestal zal dit noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een overeenkomst met jou [grondslag: 2, 5];
• in voorkomende gevallen wordt aan jouw private-leasemaatschappij verstrekt: de kilometerstand voor jaarafrekeningen, alsmede onderhoud- en storingsgegevens voor de uitvoering van jouw overeenkomst met de private-leasemaatschappij. In de App wordt eenmalig om toestemming gevraagd voor het verstrekken/ontvangen van jouw gegevens van deze aanbieder. Je kunt deze toestemming intrekken door uit te loggen van deze dienst via het instellingenmenu in de App [grondslag: [1, 2];
• als je een storing of een vraag hebt over de App of Module, kunnen gekwalificeerde medewerkers van MIND, jouw voorkeursdealer en/of door MIND ingeschakelde leveranciers toegang hebben tot jouw persoonsgegevens om je te helpen [grondslag: 5];
• om, in voorkomende gevallen, jouw werkgever en/of zijn wagenparkbeheerder, jouw mobiliteitsbudgetpartij en/of jouw leasemaatschappij te voorzien van jouw voertuig- en onderhoudsgegevens, ritgegevens, locatiegegevens en rijstijlgegevens ten behoeve van optimaliseren van hun bedrijfsvoering, CO2-footprint doeleinden en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen [grondslag: 2, 3, 5]. MIND zal derden geen toegang geven tot bovengenoemde persoonsgegevens of deze persoonsgegevens aan derden verstrekken, tenzij dit noodzakelijk is:
• voor het verlenen van een dienst, ten behoeve van bovengenoemde doeleinden, bijvoorbeeld dienstverleners op het gebied van hosting en onderzoek (dit zijn 'verwerkers' van MIND); • in het kader van onderhouds- en supportwerkzaamheden;
• in het kader van een transactie, bijvoorbeeld wanneer MIND besluit om haar bedrijf of een deel daarvan te verkopen of over te dragen. MIND kan informatie die is verzameld en opgeslagen, inclusief persoonlijke informatie, overdragen aan de partij of partijen die betrokken zijn bij de transactie, als onderdeel van die transactie; en/of

in verband met een wettelijk voorschrift of een bevel van een bevoegde autoriteit.

Indien deze derden conform toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving worden aangemerkt als verwerker, zal MIND schriftelijke afspraken maken met deze derden. Door MIND ingeschakelde verwerkers handelen op instructie en onder verantwoordelijkheid van MIND.

De persoonsgegevens die worden verzameld via de App en de Module worden opgeslagen op een server van een leverancier van MIND in de Europese Economische Ruimte (EER). Als persoonsgegevens naar een ontvanger in het buitenland worden verzonden, gebeurt dit doorgaans alleen naar een ontvanger in een land dat volgens de Europese Commissie een voor persoonsgegevens passend beschermingsniveau biedt. Als persoonsgegevens naar een ontvanger in een land worden verstuurd dat geen passend beschermingsniveau biedt, zal MIND ervoor zorgen dat de wettelijk vereiste waarborgen worden getroffen, zoals het sluiten van een EU-modelcontract of het eisen van Privacy Shield-certificering van de ontvanger. Indien je nadere informatie wenst te ontvangen over de doorgifte van jouw persoonsgegevens naar landen buiten de EER, kun je contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming van Pon (zie artikel 16 van dit privacy statement).

10. Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens overeenkomstig ons interne bewaartermijnenbeleid en/of zo lang als (i) jij klant bent bij MIND of interesse blijft tonen in de diensten van MIND (ii) wij wettelijk verplicht zijn gegevens te bewaren, of (iii) wij op goede gronden menen gegevens te mogen bewaren, voor zover noodzakelijk.

Voor ritgegevens geldt in het bijzonder de volgende bewaartermijn. Na ommekomst van ieder kalenderjaar zijn de in het daaraan voorafgaande kalenderjaar verzamelde ritgegevens nog maximaal 24 maanden beschikbaar na het begin van dit nieuwe kalenderjaar. Deze bewaartermijn van 24 maanden geldt ook voor gebruikers die de App hebben gede-installeerd, vanaf het moment dat de App gede-installeerd is. Als gebruiker van de App heb je de mogelijkheid om ook zelf op elk moment ritgegevens, bijbehorend brandstofverbruik en rijstijlscores definitief te verwijderen vanuit de App.

11. Jouw rechten, waaronder het recht om bezwaar te maken

Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van jou hebben vastgelegd en aan wie wij jouw persoonsgegevens hebben verstrekt. Hiervoor kun je contact met ons opnemen via de klantenservice. MIND zal zich inspannen om te reageren binnen de wettelijke termijn. Buitensporige verzoeken kunnen wij buiten behandeling laten.

Naast het recht op inzage heb je met betrekking tot onze verwerking van jouw persoonsgegevens de volgende wettelijke rechten: • het recht om jouw toestemming in te trekken, voor zover onze verwerking van jouw persoonsgegevens daarop is gebaseerd; • het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; • het recht om jouw persoonsgegevens te (laten) rectificeren/corrigeren; • het recht op verwijdering van jouw persoonsgegevens; • het recht op beperking van betreffende verwerking(en); • het recht op dataportabiliteit; • het absolute recht om bezwaar te maken tegen direct marketing; • het recht om bezwaar te maken tegen verwerkingen die plaatsvinden vanwege de gerechtvaardigde belangen van MIND of een derde (afhankelijk van jouw persoonlijke omstandigheden).

Je kunt jouw rechten slechts uitoefenen voor zover de wet je deze rechten toekent. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage of ander verzoek door jou zelf is gedaan, vragen wij om een kopie van jouw identiteitsbewijs bij dit verzoek mee te sturen. Hierbij vragen wij ook om op deze kopie de pasfoto, MRZ (machine readable zone; de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer, burgerservicenummer (BSN) en handtekening onherkenbaar te maken.

12. Stopzetten verwerken van persoonsgegevens en intrekken toestemming

Je hebt op ieder moment de keuze om het verzamelen en verwerken van jouw persoonsgegevens door MIND stop te zetten. Dit kan door jouw voertuig in het instellingenscherm van de App te ontkoppelen en de App vervolgens te de-installeren. Je kunt dan geen gebruik meer maken van de App. Met de de-installatie van de App komt voor zakelijke gebruikers de in dit privacy statement beschreven gegevensverstrekking naar (indien van toepassing op de situatie van de gebruiker) de (wagenparkbeheerder van de) werkgever en/of leasemaatschappij en/of mobiliteitsbudgetpartij niet te vervallen: deze partij(en) blijven de beschikking houden over dezelfde gegevens als wanneer de App wel geïnstalleerd zou zijn. Zie ook artikel 6 van dit privacy statement.
In het kader van het gebruik van de App kun je berichten, waaronder commerciële communicatie en serviceberichten, ontvangen van PAH (als vertegenwoordiger van Volkswagen in Nederland), alsmede de door jou geselecteerde voorkeursdealer. Als je deze berichten niet langer wenst te ontvangen kun je gebruik maken van de afmeldmogelijkheden onder 'Gegevensgebruik' in het instellingenmenu van de App of onderaan ieder bericht dat je ontvangt.

13. Analytics

De App maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. Google Analytics maakt gebruik van cookies om de wijze waarop de gebruiker de App gebruikt te analyseren en vervolgens met behulp van deze informatierapporten over het gebruik van de App op te stellen voor MIND. De door de cookies gegenereerde informatie over jouw gebruik van de App wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google mag de door de cookies gegenereerde informatie alleen aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. Het gebruik van Google Analytics is nodig voor het analyseren van de werking van de App.

14. Beveiliging

MIND heeft passende technische (via onder andere veilige servers, firewalls en het elektronisch beveiligen en versleutelen van de gegevensverbinding en bijbehorende verwerkingen) en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen die ervoor zorgen dat jouw persoonsgegevens worden beschermd tegen onrechtmatige of onbevoegde verwerking en verlies, vernietiging, beschadiging, wijziging of openbaarmaking en dat de overbrenging van jouw persoonsgegevens van het voertuig en de App naar de servers op een veilige manier geschiedt. 15. Andere bestuurders van het voertuig van de gebruiker
MIND noch de voorkeursdealer of één van de andere betrokken partijen kan vaststellen wie er precies in het voertuig rijdt. De gebruiker van de App weet dat wel en dient de medebestuurders op de hoogte te brengen van de aanwezigheid van de in het voertuig geïnstalleerde Module en de hieraan verbonden verwerking van persoonsgegevens en overige informatie die via App verkregen kan worden. Zie voor meer informatie hierover ook de gebruiksvoorwaarden.

16. Contact

De klantenservice van MIND wordt uitgevoerd door Pon's Automobielhandel B.V., de importeur van Volkswagen in Nederland. Voor vragen en/of opmerkingen met betrekking tot dit privacy statement kun je contact opnemen met:

Pon’s Automobielhandel B.V.
T.a.v: Volkswagen Klantenservice
Antwoordnummer 6
3800 VB Amersfoort
Tel. 0800 – 555 7000
www.volkswagen.nl/contact

Onze Functionaris voor Gegevensbescherming is bereikbaar per e-mail via privacy@pon.com en per post via bovenstaand adres (t.a.v. 'Privacy Officer').

17. Wijzigingen van dit privacy statement

De manier waarop wij persoonsgegevens verwerken en de samenstelling of hoeveelheid van gegevens die wij verwerken, kan wijzigen. Daarom behouden wij ons het recht voor dit privacy statement aan te passen. Je zult indien noodzakelijk op de hoogte worden gebracht van een wijziging.

Voor zover wijzigingen in het privacy statement leiden tot wezenlijke wijzigingen met betrekking tot de door MIND te verschaffen prestaties onder de gebruikersovereenkomst voor gebruik van de App, wordt jou daarbij eerst de mogelijkheid gegeven de gebruikersovereenkomst te beëindigen.

Dit statement is voor het laatst herzien op 1 maart 2018.

Eerdere versies zijn hieronder te raadplegen:

Privacy statement versie juni 2015 

Privacy statement versie november 2016

Privacy statement versie februari 2017

Je geeft binnen de app beperkte toegang aan jouw Volkswagen dealer, ook wel jouw voorkeursdealer genoemd. Zo kan jouw dealer bepaalde technische gegevens van jouw auto inzien, bijvoorbeeld de staat van onderhoud en mogelijke storingen. Service op het gebied van onderhoud en reparatie wordt zo veel efficiënter voor jou geregeld. Mocht je onverhoopt de Volkswagen Mobiliteitsservice inschakelen, dan vraagt de alarmcentrale toestemming om eenmalig de locatie van jouw auto te mogen bepalen. Op die manier ontvang je zo snel mogelijk hulp, op de juiste plek. Wel zo handig.

Volkswagen maakt gebruik van een selecte groep derden, zoals een softwareontwikkelaar voor het uitvoeren van onderhouds- en supportwerkzaamheden. Dit is noodzakelijk om de functionaliteiten binnen de app werkend te houden. Volkswagen deelt jouw gegevens alleen met een selecte groep derden indien dit noodzakelijk is voor de verlening van een dienst (zoals Volkswagen Mobiliteitsservice of parkeerservice), in het kader van onderhouds- en supportwerkzaamheden of in verband met een wettelijk voorschrift/geldig bevel van een bevoegde autoriteit. Het is mogelijk dat jouw voertuig zakelijk door uw werkgever wordt ingezet en dat jouw werkgever en/of leasemaatschappij en/of mobiliteitsbudgetpartij gegevens van jou en het voertuig waarvan je gebruiker bent, verwerkt. Zakelijk gebruik van jouw voertuig heeft geen invloed op het gebruik en de functionaliteit van de App. Of jouw werkgever, leasemaatschappij of mobiliteitsbudgetpartij gegevens van jou verwerkt, is inzichtelijk bij instellingenschermen van de App. Voor meer informatie hierover kun je ook ons privacy statement raadplegen